Bugün iş adamları ile yapılan tüm röportajlarda gündeme gelen konu “Artan Maliyetler, Azalan Kar Marjları”. İşletmelerin sabit maliyetleri arasında, “İş Gücü Giderleri” vardır ve o yüzden şirketlerde İK Departmanları hep gider bölümü olarak algılanır, en kısıtlı bütçe onlara verilir...

Bu yazımda İnsan Kaynakları Süreçleri bazında genel maliyet kalemlerini sizlerle paylaşarak yanlış insan kaynakları uygulamaları ile bu maliyetlerin nasıl daha fazla artığını, aysbergin görülen kısmı (direkt maliyetler) ile aysbergin görülmeyen kısmını (dolaylı maliyetler) sizlerle paylaşmaya çalışacağım.

Genel olarak İK Süreçlerine baktığımızda sadece direkt maliyetleri görürüz. Ancak, her sürecin kendi içinde gizli, gözle görülmeyen maliyetlerindirmesi vardır ve bu bizim işletmemize hesapta olmayan gider olarak yansır. O yüzdendir ki planlanan bütçe ile gerçek bütçe hiçbir zaman birbirini tutmaz.

 İşe Alma & Yerleştirme Süreci

Şirket içerisinde boşalan bir pozisyonun doldurulması için gazete veya internet sitesi aracılığı ile verilen ilanın gözle görülen bedeli X liradır. Ancak, bundan sonra gelen başvuruların elenmesi için harcanan süre, gelen faxların kağıt maliyeti, uygun adayların çağırılması için telefon başında geçen süre ve zamlanan telefon kontör ücrteleri bizi gizlice kemiren maliyetlerdir. Onun haricinde uyun adayların belirlenmesi için İK Departmanı tarafından yapılan ön görüşme süreleri ve ilgli birimin aday başına harcadığı süre ve bunların iş gücü maliyeti hep aysbergin altındaki gizli maliyetlerdir. Tüm bunlardan sonra işe uygun olduğu düşünülen adayın işe alınması için belli başlı demirbaşların (masa/sandalye vb...) temin edilmesine rağmen kişinin şirkete uyum sağlayamaması ve/ veya beklenen performansı gösterememesi sonucu işten ayrılması ile dön baştan başlayan KABUSLU KISIR MALİYET DÖNGüSü...

Ücretlendirme Süreci

Emeğin karşılığı olan net ücretin işverene maliyetini hepimiz biliyoruz. Yüksek vergi oranları, yemek, ulaşım gibi zorunlu giderler ile net ücretin maliyeti nerede ise iki katına çıkıyor. Üstelik, çıkan 4857 sayılı İş Kanunu'nun getirdiği ispat yükümlülüğünün işvere ait olması ile birlikte “Görev Tanımları”, “Performans Değerlendirme” gibi insan kaynakları ile ilgli bazı zorunlu çalışmalar da gündeme gelmiştir. Bunların olmaması durumunda, karşılaşılabilecek herhangi bir mahkemelik durum maliyetleri beklenin de üstüne çıkartarak şirketlere hesapta olmayan ek maliyetler getirmektedir. Bu doğrultuda şirketlerin insan kaynakları ile ilgili uygulamalar konusunda daha planlı, sistematik davranarak üstüne düşeni yapması gerekiyor, aksi takdirde aysbergin altında yasal ödemeler, tazminatlar gibi daha nice maliytler var.

Performans Değerlendirme Süreci

Verimsizliliğimizi etkileyen en önemli İK Süreçlerinden biri. Bireylerin göstermiş olduğu düşük perfomans mevcut iş süreçlerimizde verimsizliğe neden olmakla birlikte, dolaylı olarak bir sonraki süreci de etkilemektedir. Dolayısıyla, mevcut sürecin direkt iş gücü kayıpları ile dolaylı olarak etkilenen diğer sürecin iş gücü kayıplarını maddi olarak hesapladığınızda beklenenin de üzerinde maliyetler çıkmaktadır. İş gücü kayıpları, sadece üretim bandındaki mavi yakalılar için değil beyaz yakalılar için de sözkonusudur. Basit bir mantıkla işgücü kaybını pozisyon bazındaki aylık ücreti günlük ücrete, günlük ücreti de saatlik ücrete böldüğümüzde verimsiz geçen zamana süresi (X dakika, saat) ile çarpılması sonucu ortaya çıkacak iş gücü kayıplarını hesaplayabilirsiniz. Günlük ve aylık olarak gerçekleşen iş gücü kayıplarını yıllık olarak hesapladığınızda “Yıllık İşgücü Maliyetleri”nin ne kadar fazla olduğunu istemeye istemeye göreceksiniz. Bu doğrultuda “Performans Değerlendirme Sistemi”nin şirket içinde kurulmuş olması bireylerin yetersiz kaldıkları noktalarda kendilerini geliştirmesi ile iş gücü kayıplarını azaltmak sözkonusu.

Kariyer Planlama Süreci

Özellikle orta ve üst düzey pozisyonlarında doğru adayı belirlemek için kullanılan “Değerlendirme Merkezi” uygulamasının maliyeti ile uygun adayın istihdam edilmesi için ödenecek sabit ücretin yanı sıra araba, cep telefonu, özel sağlık sigortası direkt sabit maliyetler arasında yer almaktadır. Ancak, artan benzin ve cep faturaları, özel sağlık sigortaların beklenmedik masrafları veya yöneticilerin kendini yetersiz hissetikleri noktalarda katılmaya karar verdikleri seminerler işletmelerin beklenmedik maliyetlerini artırmaktadır. Aynı zamanda, kişinin şirket içerisindeki kariyer beklentisinin karşılanmaması ile şirketten ayrılması o güne kadar kişiye yapılan yatırımın bir anda yok olması demektir. Bu da yeni başlayacak bir maliyet sürecinin döngüsüdür. Dolayısıyla işletme içerisinde kariyer yollarının belli olması ve her pozisyonun gerekliliklerinin önceden belirlenmesi, bütçelerin belirlenmesinde kolaylık sağlayacağı gibi kişilerin şirkete sadakatini artırarak maliyetleri azaltacaktır.

Eğitim Geliştirme Süreci

Sürekli Gelişim” diyoruz ve bunun için ihtiyaç duyduğumuz duymadığımz her türlü eğitime katılıyoruz. Ancak, “Performans Değerlendirme” sonucu veya “Eğitim İhtiyaç Analizi” yapılmada katıldığımız her eğitim bize katma değer değil ekstra maliyet getirmektedir. Gerek şirket dışı gerekse şirket içi yapmış olduğumuz plansız eğitim organizasyonların bize maliyeti vardır. Düşünün, “Zaman Yönetimi” konusunda ihtiyacı olmadığı halde motivasyon olması açısından şirketteki diğer tüm katılımcılarla birlikte “Zaman Yönetimi” konusunda iyi olan birini o eğitime gönderdiğinizi; o kişi için ödediğiniz eğitim ücreti ile eğitim süresince iş gücü kayıplarını hesapladığınızda oluşan maliyetleri. Ayrıca, şirket içi organizasyonunda eğitimi hazırlamak için harcanan süre, iş gücü kaybı, kırtasiye giderleri gibi daha nice maliyet sözkonusudur. Okudukça kaşlarınızı çattığınız, yüz ifadenizi değiştirdiğinizi görüyor gibiyim. Ancak, bütünsel bakış açısı ile plansız yapılan her İK Uygulamasının mevcut İK Süreçleri içerisindeki maliyetleri nasıl artırdığını anlatmaya çalıştım. Dolayısı ile “Artan Maliyetler, Azalan Kar Marjları”nı “Azalan Maliyetler, Artan Kar Marjları” na dönüştürebilmek için öncelikli olarak şirket içerisinde İK Fonksiyonlarını belli bir sistematik içinde gözden geçirip yeniden tasarlayıp uygulamaya alınması gerekir. Maliyetleri azaltmak kendi elimizde, yeter ki biraz kendi içimize bakalım.