Kütlelerin hareketlerini hesap edebiliyorum,
Ama insanların çılgınlığını asla.
                                                   Newton

İş dünyasında rekabet edebilirliğin ana bileşenlerinden biri olan kurumsallığın altında yer alan sistem yaklaşımı kapsamında bir çok sistem kurulmaktadır. Ancak , çoğu zaman teoride çok mükemmel olan bu sistemler uygulamaya geldiğinde başarısız oluyorlar. Peki gerçekten nedir bunları başarısız yapan ? Yabancı bir sunumdan bir alıntı belki de her şeyi özetlemektedir “Teori hiçbir şeydir, eğer gerçek uygulamada test edilmemiş ise ve şirketlerdeki günlük savaşlardan daha gerçekti hiçbir şey yoktur.”

Sistemleri başarısız kılan “2+2 = 4” yaklaşımıdır

Bilimsel olarak böyle bir yaklaşım olmamakla birlikte benim gözlemlerim sonucunda edindiğim bir yaklaşımdır. İnsan faktörünün olduğu her yerde hiçbir şey 2+2=4 etmemektedir. İşletmelerde somut göstergeler ve verilere dayanarak bir çok kararlar verilmekte ve sistemler kurulmaktadır. Doğru olan yaklaşım bu olmakla birlikte yapılan en büyük hatalardan biri “İnsan Faktörü, Yönetim Psikolojisi, Şirket Kültürü, İletişim Yaklaşımı vb.” gibi soyut kavramların göz ardı edilmesidir.

Bir şirkette başarılı olan sistem bir başka şirkette başarılı olmayabilir, çünkü yazılı olmayan ama sistemin başarısına etki eden bir çok soyut unsur vardır. Sistem kurulmadan önce ve kurulduktan sonra dikkat edilmesi gereken noktalar göz önünde bulundurursak sistemlerin başarısına katkı sağlayabiliriz, aksi bir durumda başarısızlık riski oldukça yüksektir.

Sistemler Kurulmadan Önce

Moda Trendler & Sistemler: özellikle Türk iş dünyası yeni sayılabilecek bir çok sistemi (Balance Scorecard =Kurumsal Karne, Yalın Yönetim, 6 Sigma, 360 derece performans değerlendirme vb.) kurma konusunda hevesli olmakla birlikte sistemin gerekliliğini, zamanlılığını ve şirket içerisindeki uygulanabilirliğini sorgulamadan moda akımından etkilenmektedir.

Bundan etkilenmeden şirketin ihtiyaçlarını tespit ederek karar vermek ve olası bir karar durumunda kurulacak olan sistemde firmanın kendi iş yapış şekli ve süreçleri göz önünde bulundurularak basitten zora doğru kademeli olarak tasarlanmalıdır. Böylece sistemin çalışanlar tarafından adaptasyonu daha kolay olmakla birlikte sistemi etkileyebilecek olası hatalar önceden görülerek gerekli önlemler alınabilecektir.

İnsan Faktörü: İşin planlanmasından uygulamasına kadar işin içinde ve temelinde olan İNSAN Faktörü kesinlikle göz ardı edilmemelidir. İnsan psikolojik, sosyal ve ekonomik çevrenin etkisi ile farklı davranış tarzları sergileyebilir ve bunu önceden tahmin etmek mümkün değildir. Fakat, buna yardımcı olmak adına yapılan araştırmalar şirketlerde bir sistem kurulmadan önce öncelikle firmanın çalışanların temel ihtiyaçlarını (fizyolojik, güvenlik, sevgi/ ait olma, takdir edilme ve kendini gerçekleştirme) karşılama noktasında yeterli olup olmadığını sorgulamalıdır. Aksi bir durum “aç karnına, tiyatro izlemek” gibi gerçekte var olan ama keyif ve olumlu sonuç vermeyen sistem olarak varlığını koruyacaktır.

Şirket Kültürü: Bireysel kültürü oluşturan bilgi, inanç, tutum, norm, değer ve davranışların bir araya gelmesi ve davranışa dönüşmesi olarak düşünülebilir. Çalışanların düşünce yapılarındaki belli inanç ve değerlerler yazılı olmayan şirket kültürünü oluşturmaktadır. 

Bu yüzden bazı şirketler için “yeniliklere açık, sürekli öğrenme kültürü var veya gelişmelere kapalı vb.” gibi tanımlanmalar yapılmaktadır. Dolayısıyla, x sistemi kurulmadan önce firmanın şirket kültürünü sorgulamak ve bu sistem için hazır olup olmadığına kanaat getirdikten sonra sistem kurma girişimi gerçekleşmelidir.

Ön Yargılar: Şirket içerisinde tasarlanması düşünülen sistemlerin başarısızlığına neden olan bir diğer etken de ön yargılardır. Yönetim veya çalışanların “Bizde bu olmaz” şeklinde farklı ön yargıları vardır. Bazen yönetim bazen de çalışanlar yenilikleri ve değişimi kabullenmede ön yargılı davranarak direnç gösterebilirler. Bu konuda yapılabilecek en güzel çözüm belirlenecek olan “iletişim yaklaşımı” ile her şeyi açıkça anlatmaktır.

Bilgilendirme Eksikliği: Çalışanlar her zaman belirsizlikten korkar. Yeni kurulacak olan sistemin onlara fayda mı, zarar mı sağlayacağını bilmek ister. Bunun için yönetim kurmayı düşündüğü sistemi çalışanlarla paylaşıp olası artıları veya riskleri çalışanlara anlatmalı, bu sistemin gerekliliği konusunda çalışanları bilinçlendirmelidir.

Sistem Kurulduktan Sonra

Bilgi Akışı / İletişim Eksikliği: Belki de basite aldığımız, ama iş hayatında en önemli kavramalardan biridir. Söylemek ve anlatmak istediğimizi karşı tarafa doğru iletişim araçları ile doğru aktarabilmek becerisidir iletişim.

Sistem kurulduktan sonra sistemin işleyişi ile ilgili gerekli bilgilendirmeyi yapmak gerekir. Çalışanlarda, sistemin işleyişi ile ilgili hiçbir soru işareti olmamalıdır, aksi bir durum dedikoduya neden olduğu gibi sistemin adil uygulanabilirliği konusunda güvensizliğe neden olmaktadır. Bu da sistemin başarısızlığına neden olur.

Pilot Çalışma Yapılmaması: Genelde yapılan hatalardan bir tanesi sistemlerin pilot çalışması yapılmadan uygulamaya alınmasıdır. Sistem uygulamaya alındıktan sonra karşılaşılan problemler çalışanların sisteme karşı güvensizliğine neden olur. O yüzden bir sistem devreye alınmadan önce mutlaka pilot çalışması yapılmalıdır ki uygulama esnasında çıkabilecek sorunları önceden görerek gerekli düzeltmeler yapılarak sistemin sağlıklı işlemesi sağlansın.

Sistemi Sahiplenmeme: Sistemlerin kurulması için birçok maddi yatırım yapılır ve zaman harcanır, ancak sistemin uygulamaya alınma aşamasında ve sonrasında şirket içerisinde sahiplenilmediği zaman yok olur gider. Sistemin başarısı; üst yönetimin sistemi desteklemesi, yönetimin sistemi sahiplenmesi, (bölüm) yöneticilerinin sistemi doğru uygulama konusunda özen göstermesi ve sistemi daha iyiye götürme konusunda iyileştirme önerileri sunmasına bağlıdır.

Bunlar,  sistemleri başaro ya da başarısızlığa götüren soyut göstergelerden sadece bazılarıdır. Bugün birçok sistemin literatür taranarak birçok kişi tarafından kurulabileceğini inanıyorum, ancak onların başarılı uygulamalar olmasını sağlayacak nokta sistemin uygulanmasında karşılaşılabilecek sorunları ve çalışanların tepkilerini önceden tahmin ederek tasarlayabilen deneyimli kişiler tarafından kurulmasıdır.