Olgun insan güzel söz söyleyen değil,
Söylediğini yapan ve yapabileceklerini söyleyen adamdır.
Confucius
Mülakat yapmak çok kolay öyle değil mi ? Hele “Ben adamı gözünden tanırım” yaklaşımı söz konusu ise adayla karşılıklı sohbet ederiz. Fakat her sohbet mülakat mıdır, yoksa bir görüşmenin mülakat olabilmesi için belli kriterleri var mıdır, işte cevabı...
Mülakat mı Sohbet mi ?
Çoğu zaman iki kişi karşılıklı konuşur. Bazen bu konuşmanın bir amacı vardır bazen yoktur, bazen sonuç verir bazen vermez... Ancak, iş hayatında zamanın değeri sanayilerle ölçüldüğüne göre karşılklı konuşmaların sohbet havasından çıkıp gerçek bir mülakat sürecine girebilmesi için belli başlı 4 tane kriteri taşıması gerekir.
1. Etkileşim halinde olan iki taraf vardır
2. Önceden belirlenmiş, planlanmış belli bir amacı vardır
3. Mülakat bir davranış şekldir
4. Soru ve yanıtlara dayanır
İşe Alma Mülakatın Öncesi/Sonrası
Şirket olarak verdiğimiz ilana binlerce başvuru geldi, işimiz zor. Bunu kolaylaştırmak ve şirketimize en uygun adayı belirlemek için izleyeceğimiz sistematik yaklaşım ile mülakat öncesi, mülakat esnasında ve mülakat sonrasında genel olarak ne yapmamız gerekir ?
Mülakat Öncesi
1. İlgili pozisyonun “İş Tanımı” belirlenmeli
2. Şirketin temel yetkinlikleri belirlenmeli,
3. CV (özgeçmiş) mutlaka incelenmeli,
4. Sorgulanması gereken detaylar belirlenmeli,
5. Görüşme yapılacak kişi, yeri ve saati belirlenmeli,
6. Görüşme süreleri gerçekçi belirlenmeli ve uyulmali,
Mülakat öncesi süreçte “Görev Tanımı” belirlenmeli ki o pozisyonun gereklilikleri ile adayın sahip olduğu niteliklerin birbirine uyumlu olup olmadığı sorgulanabilsin. Aksi taktirde, mülakat esnasında neyi sorgulamamız gerektiğini bilemediğimiz gibi şirketin temel yetkinlikleri doğrultusunda adayın bizim şirket kültürüne uygun olup olmadığını tespit edemeyiz. Teknik bilgisi çok iyi bir aday, şirketimize uyum sağlamayabilir, bu da şirket için bir risktir. Aynı şekilde görüşme öncesi adayla ilgili bilgiler mutlaka incelenmelidir ki görüşme esnasında adayın yetkinliklerini sorgulayarak “Almak istediğiniz soruların cevabını” alabilelim.
Ve belki de en önemlisi özellikle ilgili bölümün görüştüğü 2. görüşmlerde aday gelince, bölüm sorumlusunun “Ben mi görüşecektim ?, Bu saatte miydi ? Görüşme Odası Dolu...” gibi şirket imajına zarar verebilecek olasılıklara imkan vermemek için planlı ve kontrollü bir süreç izlemek. Benzer bir risk görüşme sürelerinde de yaşanmaktadır. Genellikle aynı güne birden fazla adaya randevu verilmekte ve görüşme süreleri çoğu kez uzamakta, bu da bir sonraki adayın beklemesine neden olurken, hem aday için stresli bir süreç başlar hem de görüşmecinin gün içerisinde yapması gereken diğer işlerin aksmasına neden olur. Buna uymaya dikkat etmeli, zamanı etkin kullanmaya özen göstermeliyiz.
Mülakat Esnasında
1. Görüşmeci kendini tanıtmalı,
2. Pozisyon ve şirket hakkında genel bilgi verilmeli,
3. Aday rahatlatılmalı,
4. Görüşmeciden çok adayın konuşması sağlanmalı,
5. “Aday Görüşme Formu” doldurulmalı,
6. Adaya süreç sonrası ile ilgili bilgi verilmeli,
Çoğu zaman “Hoşgeldiniz” kelimesi yeterli olmuyor. Kişi kiminle görüştüğünü gizliden de olsa mutlaka merek edecektir. Görüşmeye giden eşe/dosta sorarız “Kiminle görüştün diye?“, yanıt çoğu zaman “Bilmem adam adını söylemedi” dir. Gelin biz profesyonel davranalım ve kendimizi kısaca da olsa tanıtalım. Benzer tanıtım/ bilgilendirmeyi başvurulan pozisyon ve şirketimiz için yapalım. Çünkü, bazı adaylar alışkanlık misali bir sürü yerlere ve pozisyonlara başvuruyorlar ve özellikle aradan zaman geçti ise hangi pozisyona başvurduğunu unutuyor, ama görüşmeye geliyor. Fırsat bu fırsat mantığı. Dolayısıyla, bizde olabilecek yanlış görüşme için zaman harcamamış oluruz.
Görüşmeci olarak belki de en zor görevimiz adayı rahatlatmak. Bunu “Şirketi kolay buldunuz mu ?” gibi rahatlatma soruları ile adayın rahatlaması sağlanmalı ki almak istediğimiz soruların cevabını kolayca alalım. Yine aynı şekilde sorulacak “Açık uçlu sorular” (Örn: Bu pozisyona alınırsanız şirkete nasıl bir katma değer sağlamayı düşünüyorsunuz ? sorusu gibi cevabı evet/ hayırla sınırlı olmayan sorular) ile adayın konuşması sağlanmalı. Tüm bu mülakat süreci gerçekleşirken görüşmeyi yapan, IK Birimi tarafından hazırlanan “Aday Görüşme Formu”nu fazla dikkat çekmeden not alarak doldurmalı. Hafızamıza güvenmeden, bu formun doldurulması son derece önemlidir çünkü gün içerisinde bir sürü adayla görüşürken belki de sormamız gereken en önemli soruyu sormayı unutmuş olabiliriz. Görüşme sonrası adayı aramak, ne şirket ne de bizim için hoş birşeydir. Görüşmeyi sonlandırmadan önce, bundan sonra sürecin işleyişi ile ilgili bilgi mutlaka verilmeli ki aday belirsizlik içinde beklemesin.
Mülakat Sonrası
1. Adayla ilgili genel yorumun yapılması,
2. “Aday Görüşme Formunu” ve CV’yi IK Birimine teslim etmek,
3. Olumlu adaylarla ilgli “Referans Kontrolü” yapılmalı,
4. İlgili birim ve İK Birimi mutlaka ortak karar vermeli,
5. Olumsuz adaylarla “Red Mektubu” yazılmalı,
Mülakat sonrası adayla ilgili olumlu ve olumsuz görüşün “Aday Görüşme Formu”na belirtilmesi gerekir ve mevcut CV ile birlikte İK Bölümüne hemen teslim edilmelidir. Aksi taktirde, görüşme sonrası aradan 1-2 günlük zaman geÇse dahi ilgili birim ile IK Bölümğ arasında CV’yi teslim ettin etmedin anlaşmasızlıkları çıkabilmektedir. Olumlu olarak belirlenen adaylarla ilgili “Referans Kontrolü” mutlaka yapılmalıdır. Bazen adaydan alamadığınız veya emin olamadığınız bir davranışı hakkında referans verilen kişiden bunun cevabını kolayca alabiliyoruz. Referans kontrolü, işe alma sürecini sağlamlaştırmaktadır.
Yapılan mülakatlar ve referans kontrolleri sonrası, ilgili birim ile İK Bölümü şirket politikalarına ve adayın yetkinliklerine dayanarak şirket için en uygun adaya karar vermelidir. Karar verilen adayla ilgili teklif süreci gerçekleşirken, olumsuz adaylara mutlaka görüşme sonucu bildirilmelidir. “Red Mektubu” adayın adına yazılacak olup, teşekkür edilerek uygun bir uslupla olumsuz yanıt kişilere bildirilmeli. Bügün, birçok aday görüşme sonuçlarının olumlu/olumsuz olarak kendilerine bildirilmemesinden yakınırken, böyle bir uygulama adayların gözünde şirketin imajını güçlendirecektir.
Doğru Adımlar, Doğru Adaylar
Bugün birçok işveren “nitelikli ve şirkete uygun adayı” bulamamaktan şikayetçi iken gerçekleşen mülakat sürecinin doğruluğunu belki de sorgulamak gerekir. Kolay değildir mülakat yapmak, hele adamı bir bakışta gözünden tanımak (?). Bunun için yapılması gerekenleri, yukarıda yazılanların hiç olmasa bir kısmını uygulayan şirketler “Doğru Adayı Belirliyerek” olası süreç hatalarını, verimsizlikleri, iş gücü kayıplarını ve maliyetleri en aza indirmiş olurlar.
|
