Başlık belki de “Nasıl yani? “dedirtecek tarzda… Bize bu kadar iletişim kolaylığı sağlayan WhatsApp nasıl tehlike olabilir ki ?
Cezbedici Güzellikler
WhatsApp, teknolojinin bir parçası olarak hayatımıza kolayca girdi. Bizim onu kolayca benimsememiz, bize sağladığı güzellikler nedeni ile olsa gerek. Bu güzellikler öyle cezbedici ki, güzelliklerin arkasındaki tehlikeyi belki de göremiyoruz.
Cezbedici güzellikler; hem çalışanlar hem de işletmeler için inkar edilemez.
WhatsApp özel sohbet odalarıyla bire bir veya grup iletişimine imkân tanıyan ve mesajlaşma uygulamasıyla doğrudan bir iletişim ortamıdır. Eşzamanlı iletişimin olması, kurum içi ve dışı bilgi paylaşımını kolaylaştırmaktadır. Aynı konu ile ilgili herkesi tek tek aramak zorunda kalmadan oluşturduğunuz grup ile gönderdiğiniz mesajı hemen herkes nerede olursa olsun görebiliyor (bilgisayar taşımaya gerek yok, masa başında olmanıza gerek yok, maillerinize bakmanıza gerek yok) .
Gecesi yok gündüzü yok, mekan sınırı yok. Uzaktaki bir müşteriniz ile anında görüntülü iletişime geçebilirsiniz, nerede olursa olsun sadece telefonu açması yeterlidir. Ayrıca iş gruplarının, uzak toplantıları ve proje ekibi etkileşimini yönetmek ve proje yöneticilerinin ekiplerine ulaşmaları için mükemmel bir yoldur. Tüm bu uygulamaların ücretsiz olarak sunulması işletmeler için çok karlı olabilmektedir. İletişim maliyetleri çok azalmaktadır.
WhatsApp’ın ücretsiz olması; başka bir servise kaydolmayı gerektirmemesi basit mesaj gönderme, emoji kullanma ve fotoğraf / video göndermesi ile işletmedeki her şeyi anında belgeleyip gönderme şansınız var. Üretilen numune örneği, unuttuğunuz bir evrakın saniyeler içinde elinizde olması belki de “Eyvahhh şunu unuttum korkusunu” yaşattırmaz size.
Tüm bu cezbedici güzellikleri ile büyülenmiş şekilde WhatsApp bizim için vazgeçilmez.
Gizli Tehlike
Bizler tüm bu cezbedici güzelliklerle büyülenmiş iken arkasında yatan bireysel ve kurumsal tehlikeyi göremiyoruz.
ü Özel hayatınız kalmadı
ü Bilginin gizliliği tehlikede
ü Kurumsal bilgi bireyselliğe döndü
ü Çalışanın iş performansı kolayca dağılmakta
Bireysel tehlikelerden en büyüğü WhatsApp ile özel hayatınızın tehlikede olmasıdır. Yöneticiniz her an, hatta gece yarısı bile size mesaj gönderip uykunuzu bölebilir, özel anınızı mahvedebilir. Hele bir de “mavi tik”e döndüyseniz “Okudun da neden cevap vermedin” şeklindeki polemikler ile karşı karşıya kalabilirsiniz.
Gönderilen resimler / videolar ile şahsi cep telefonununuz gereksiz bilgiler ile dolup taşar ve siz kendi kişisel zamanınızdan çalarak saatlerce onları temizlemek için harcarsınız. Belki de okumayı planladığınız kitabınızı sırf bu yüzden sürekli ertelemek zorunda kalırsınız… Zaman hırsızlığı bu olsa gerek.
Kurumsal tehlike ise zaman hırsızlığın da ötesinde.
Eskiden şirket bilgilerinin korunması adına “fotoğraf” makinesi ile şirkete girmek yasaktı, dışarıdan gelen misafirlerin fotoğraf makinelerine el konulurdu, hatta yeni cep telefonları çıktığında telefon kamerası bir bant ile kapatılıyordu ki bilgi hırsızlığı olmasın. Bir zamanlar güvenlik görevlileri her şeyi kontrol edebilirken şu anda her şeyi en gizli sözleşmeyi bile şirketten çok rahat çıkartabilirsiniz. Cep telefonuyla çekilip WhatsApp ile anında karşı tarafa gönderilebilirsiniz. Bu bir ürün olabilir, sizin ar-geniz olabilir, gizli bir sözleşme / evrakınız olabilir. Şirketiniz ile ilgili her şey olabilir. Güvenliğin bunu yakalama şansı yok. Şirketler çalışanların insafına kalmış durumdalar, Hull Brkaer dediği gibi “Teknolojiyi doğru şekilde kullanmanın tek yolu vicdandır”. İş ahlakı yüksek ve vicdanlı çalışan profilleriniz varsa en değerli şirket kaynağına sahipsiniz demektir.
Şirketler açısından bir diğer tehlike; kurum içi bilgi paylaşımının şirket bilgisayarındaki e-posta (Outlook)’dan değil çoğunlukla kurulan iş grupları ile kişisel cep telefonlarındaki WhatsApp grubu üzerinden yapıldığı için bilgiler çalışanların cep telefonlarında kalıyor olmasıdır. Kurumsal bilgi yavaş yavaş bireyselleşmeye başlıyor. Bu da şirket için büyük tehlike, çalışanın işten ayrılması ile birlikte tüm bilgiler çalışanla birlikte gitmektedir. Geriye dönük ulaşmanız gereken bir bilgi olursa, çalışanın peşine düşmek zorunda kalırsınız, onun insafında olursunuz.
WhatsApp ile “çalışan verimliği” de düşmektedir. Bir konu üzerine odaklanmış iken veya toplantı anında “tık” diye zamanlı / zamansız gelen her mesaja istem dışı bakmak zorunda kalıyorsunuz. Bu da çalışmaları sekteye uğratmakta, dikkati dağıtmaktadır. Bir çalışmayı kısa zamanda bitirmek kavramı azalıyor, saatlerce devam eden toplantılar “Pardon duymadım” diyerek günü verimli kullanmak zorlaşıyor.
WhatsApp Kullanım Kuralları
Tüm bu artı / eksileri yan yana koyduğumuzda hem kendi özel hayatımız ile ilgili hem de şirketimiz adına bazı kurallar koymak zorundayız. Bu kurallar hem bizi, hem karşı tarafı hem de şirketimizi korur.
Şirket adına bilginin korunması için belki de en güzel tedbir, her ne kadar kolayımıza gidiyorsa da yazışmaların şirket e-postalarından yapılması ve şahsi telefonlarla yapılan WhatsApp görüşmelerinin azaltmaya çalışılması. Bu elbette kolay olamayacak, ancak riski ne kadar azaltabilirsek bizim için tedbir sayılır. Ayrıca şirketteki sadece müdür seviyesine değil, tüm kilit pozisyon çalışanlarına şirket hattı verilerek görüşmelerin şirket WhatsApp’bı üzerinden yapılması sağlanabilir.
İyileşmenin her zaman bireyden başlaması en temel kuraldır. O yüzden belki de kendimizden başlayıp aşağıdaki kurallara uyma konusunda özen göstermeliyiz.
ü WhatsApp’da, e-posta gibi uzun metinler yazılmamalıdır, okunurluğunu azaltmış olursunuz.
ü Cümle kurarak yazışılmalıdır. Her hece / kelimeyi ayrı mesajda göndermek yerine, söylenilmek isteneni derli toplu bir cümleye dönüştürünüz.
ü Hafta içi 9:00 – 20:30 saatleri arasında paylaşım yapmaya özen gösterilmelidir.
ü Hafta sonu, özellikle Pazar günü gerekmedikçe gönderim yapılmamalıdır. Eğer Pazar günü mutlaka göndermeniz gerekirse 11:30 -18:30 saatleri arasında gönderiniz.
ü Grup üzerinden tartışmayınız; yazışmalardaki ifadeler yüz yüze kullanıldığından daha tehlikelidir, çünkü dengeleyici olan mimikler, jestler, ses tonlamaları yazışmalarda yoktur ya da yeterli değildir, yazışmalar yanlış anlaşılmaya daha müsaittir.
ü Bire bir haberleşme/tartışma durumu oluşur oluşmaz grupta yazmak yerine doğrudan ilgili kişi ile bire bir yazışmaya geçiniz.
ü Mesaj bir şahsa cevap içeriyorsa şahsa özelden yazmak, grup mensuplarını meşgul etmemek.
ü Çok gerekmedikçe gruplarda yoğun resim, video ve ses dosyası paylaşmak yerine bunların linkleri paylaşılmalıdır. Paylaştığınız resim-video-pdf vs. dosyaların altına, bunların içeriği hakkında kısa bir bilgi ve mümkünde gönderme maksadınızı yazın.
ü Mesaj kirliliği-trafiğini artırmak gruptaki diğer kıymetli mesajların da okunma oranını düşürür.
ü “Mavi tiki” görür görmez cevap beklemekten kaçınınız, kişiye zaman tanıyınız. Uzun zaman geçmesine rağmen cevap gelmezse “cevap vermeyi unutmuş olabileceği” ihtimalini düşünerek hatırlatma mesajı gönderiniz. Yine cevap gelmezse arayıp konuşunuz.
Belki bizde WhatsApp kullanım kurallarını unutmuş olabiliriz. Hatırlamak için bir fırsat :)
